Tips för ett riktigt lyckat medarbetarsamtal
Utvecklings- eller medarbetarsamtal har genomförts genom alla tider. Ett lyckat medarbetarsamtal kan bidra med mycket positiv energi men motsatsen kan ge långvariga negativa effekter. Vi har tittat på forskningen på ämnet och sammanställt framgångsfaktorerna samt de största fallgroparna.
Samtalets syftet
Anders Engquist är forskare inom psykologi och en av Sveriges främsta experter på kommunikation med flera böcker om medarbetarsamtal. Han uttrycker att ett vanligt förekommande syfte med medarbetarsamtal är;
– Att följa upp och stämma av arbetsuppgifter och resultat
– Att ge och ta beröm samt kritik
– Att tillgodose individens vidareutveckling och åtgärder för denna
– Att lära känna varandra och lära av varandra.
För att säkerställa ett lyckat medarbetarsamtal menar Engquist att det är mycket viktigt att medarbetaren får en ordentlig chans att förbereda sig inför samtalet. Det minskar nervositet och hjälper medarbetarna att förstå varför detta är viktigt. Kommunicera därför en tydlig agenda och skicka ut eventuella frågemallar i god tid. Kanske kan ni använda ovan syfte som grund till er agenda?
Risker och vanliga misstag
En av de absolut vanligaste misstagen i medarbetarsamtalet är att chefen blir den som pratar mest. På grund av nervositet inför situationen, en eventuell känsla av osäkerhet i chefsrollen, eller helt enkelt på grund av bristfällig förberedelse inför mötet, så gör chefen omedvetet samtalet till en monolog, där information förmedlas ensidigt eller till och med personliga utmaningar ventileras, vilket sällan bidrar till ett lyckat medarbetarsamtal. Inför samtalet kan det därför vara mycket nyttigt att påminna sig själv om lyssnandets tre distinkta nivåer:
- Höra – Du lyssnar för att svara.
- Lyssna – Du lyssnar för att förstå budskapet.
- Förstå – Du lyssnar med empati för att förstå människan.
En ytterligare och betydande risk är att de anställda inte känner sig tillräckligt trygga för att berätta allt de verkligen tycker om arbetsplatsen och hur de upplever sina arbetsuppgifter, just eftersom medarbetarsamtalet alltför ofta ligger till direkt grund för ett kommande lönesamtal och potentiella karriärutvecklingsmöjligheter.
När en medarbetare ständigt har detta i bakhuvudet inför och under medarbetarsamtalet kan det olyckligtvis leda till att medarbetaren medvetet eller omedvetet försöker vara den ”goda medarbetaren” som inte klagar, istället för att verkligen berätta öppet och ärligt om det faktiskt finns några problem, utmaningar eller förbättringsområden. Detta är, i sig, en stark och övertygande anledning att komplettera de individuella samtalen med en anonym medarbetarundersökning, där medarbetarna kan dela sina åsikter utan rädsla för direkta konsekvenser.
Ett till vanligt förekommande och kontraproduktivt misstag är också att ledarna öppet går omkring och suckar över att det upplevs som så jobbigt och betungande med de obligatoriska medarbetarsamtalen och att de tar upp en massa värdefull tid från andra ”viktigare” uppgifter. Detta sänder ut tydliga och negativa signaler till medarbetarna om att samtalet i själva verket inte är viktigt eller värdefullt, utan snarare ett påtvingat måste som bara ska betas av.
Feedback-skola och mall
Som tidigare beskrivit är medarbetarsamtalets kanske viktigaste syfte att verkligen lyssna på sina medarbetare. Samtidigt finns det ofta en förväntan på att få feedback, så att man kan utvecklas och ta nästa steg. Att ge feedback är en konstform som ofta kräver träning. Läs gärna vår Lilla feedback-skola så kommer du riktigt bra förberedd.
För att samtalet ska bli strukturerat så är det oftast bra att utgå från en mall av frågor som du ställer till alla medarbetare. Dokumentationen av samtalen blir då likvärdig och du kan jämföra år för år. Vi har försökt koka ner det bästa från liknande mallar, från de största svenska fackförbunden. Klicka här för att ta del av vår mall.
Vidare så har vi lagt in en fråga som knyter an till Flourish där du och din medarbetare gemensamt tittar på några utvalda datapunkter. Fördelen med detta tillvägagångssätt är att medarbetaren får en konkret förståelse för vad du ser i Flourish, vilket stärker känslan av anonymitet, men också gör samtalet ännu mer konkret och handlingsorienterat då ni diskuterar mätbara fakta, vilket i sin tur bidrar till ett mer lyckat medarbetarsamtal.
Lycka till!
