Den 17e november höll vi på Flourish ett webinar på temat Ledarskap på distans tillsammans med Quicksearch och Astrid Svedérus från TemaHR. I detta blogginlägg får du tillgång till en inspelad version samt en text där vi går igenom det huvudsakliga innehållet.
OBS! Texten är en enkel sammanfattning, för att få ordentlig insikt rekommenderar vi dig att kolla videoklippet.
Astrid Svedérus om utmaningarna med med fysisk distans.
Föreställningen ligger hos många att det fysiska avståndet borde påverka upplevelsen av ledarskapet eftersom det innebär mindre närhet mellan ledare och följare då det upplevs ge potentiellt sämre kommunikation, vara svårare att bygga relation osv. Forskningen ger inget tydligt svar i frågan. Man har sett att i fysiska team jämfört med team på distans har man generellt högre tillfredsställelse i fysiska team. Studier som har isolerat fysiskt avstånd som variabel och hur det påverkat upplevelsen av ledarskapet visar bland annat att fysisk distans inte har någon eller väldigt liten effekt på upplevelse av ledarskap eller prestation. Forskningen som finns säger att fysiskt avstånd inte verkar vara negativt utan att det finns andra saker som verkar spela större roll. Den fysiska distansen är inte utmaningen utan hur du som ledaren hanterar den.
En tydlig konsekvens av distans är att du som ledare inte ser eller träffar dina medarbetare på samma sätt. Du vet inte säkert att dom sitter och arbetar hela dagen. Känslan av bristande kontroll kan hanteras på olika sätt- extra avstämningsmöten, dokumentation och digitala verktyg som loggar enskilda medarbetares prestation. Men forskningen visar att dessa verktyg är svåra att implementera utan negativa konsekvenser. I bästa fall får de en liten positiv effekt på att teamet arbetar mer, men framförallt leder de oftare till negativ stress hos medarbetare och slår ofta ut de positiva konsekvenserna. Distansledarskap innefattar till stor del att du som ledare måste släppa kontrollen och lita på dina medarbetare. Forskningen som finns på tillit och hur stor betydelse den har i arbetssammanhang är tydlig och visar på att det ger större positiv arbetseffekt att visa tillit.
Distansledarskap kan försvåra kommunikationen och forskningen visar tydligt att om möjlighet finns är det positivt att mötas fysiskt emellanåt, framförallt under uppstarten av något nytt som ett team eller projekt. För att få förhållandet att fungera bör man kommunicera oftare än vanligt och visa att du som ledare är närvarande. Led teamet genom att sätta tydliga mål och ge feedback med kontinuerlig återkoppling. Att kunna återkoppla med empati, förståelse och kulturell känslighet är viktigt för kommunikationen.
Ledarskapsmodeller: vilka står sig i distanssammanhang?
Transformativt ledarskap
Ett ledarskap som anses vara autentiskt, inspirerande och omtänksamt. Det anses vara bra för att förmedla vision och utmana medarbetare positivt genom att visa stöd och omtanke. Ledarskapet ger en känsla av inspiration, delaktighet, utmaning och stöd. Transformativt ledarskap har starkt stöd i forskningen som ett bra ledarskap som även på distans har positiva egenskaper. Det fungerar även på distans och ger positiv effekt till viss del, fysisk distans kan påverka förhållandet negativt då relationen inte blir lika stark på distans och därför fungerar ledarskapet bäst i nära relationer. Transformativt ledarskap i relation till transaktionellt ledarskap som mer handlar om utbyte mellan ledare<>följare. Här visar forskningen att ett traditionellt ledarskap fungerar bättre på distans än det transformativa, men bara marginellt.
Relationsmodellen (LMX)
I den här ledarskapsmodellen ligger fokus på relation mellan ledare och följare. Det finns en koppling mellan relationens styrka och hur den står sig i distans. Effekten av ledarskapet verkar inte påverkas av fysiskt avstånd utan verkar stå sig bättre på distans än andra ledarskapsmodeller. En teori är att när relationen övergår i distans så blir det svårare att bygga en relation. Så om man som ledare fokuserar extra på att bygga relationen i dessa fall kan det vara effektivt. Ledarskapet i LMX har genomgått en process mellan medarbetare och chef, där man startar som ”främlingar” och relationen är formell, transaktionell och tydlig. Den övergår sedan i ”bekantskap” som är en fördjupad relation där man delar information och även socialt umgänge. Därefter ingår man ”partnerskap” där tillit och förtroende präglar relationen som även är känslomässig och personerna har starkt inflytande på varandra.
Motivation och tillit
VIST-modellen:
Efter genomgången av LMX och transformativt ledarskap berättade Astrid om VIST-modellen som är en forskningsteori med kopplingar till distansledarskap där fokus ligger vid motivation och tillit.
- Valence: När medarbetare identifierar sig med arbetsgruppen och målen. Fundera på: Är målen tydliga? Finns det målkonflikter? Finns det belöningssystem som går i linje med målen?
- Instrumentality: När medarbetare känner att deras bidrag är värdefullt. Fundera på: Är medarbetare medvetna om hur de bidrar och att bidragen är viktiga? Kan medarbetare se sina bidrag och dess prestation?
- Self-efficacy: När medarbetare upplever en förmåga och kapacitet att prestera. Fundera på: Känner medarbetarna att de har rätt förutsättningar för att kunna prestera? Finns det stöttande feedback? Vid distansarbete- finns det förutsättningar att kommunicera och ta emot och ge konstruktiv feedback?
- Trust: När medarbetare känner tillit till andra i gruppen och ledaren. Här är det viktigt att se över kommunikationsvägar. Fundera på: Finns det möjlighet till informell kommunikation? Är möjligheten trygg och förutsägbar? Fungerar de tekniska hjälpmedlen bra?
Astrids summering blev kort och gott: Distans innebär nya utmaningar men är ingen garanti för sämre ledarskap.
Flourish och distansledarskap.
Flourish har arbetat länge med feedback och har flera erfarenhetsorienterade tips på ämnet distansledarskap. Flourish delar med sig av små konkreta tips samt några kunderfarenheter många antagligen kan känna igen och relatera till.
Flourish är en snabb och enkel mjukvara, framtagen för det enskilda teamet. Flourish är en mjukvara där chefen väljer vilka ämnen som ska ut till teamet och vilken feedback som ska samlas in. Flourish består av färdiga frågor för att samla in feedback och insamlingen sker utan att skapa extra administration för chefen. Med hjälp av den snabba feedbacken man får kan man snabbt genomföra mikroförändringar och man kan löpande agera på de insikter man får från teamet.
En utmaning många möts av i distansarbetet kan vara att få fart på förbättringsarbetet. Detta är ofta något man gör med hjälp av tex en workshop och något som är utmanande att genomföra på distans. Med hjälp av Flourish kan man genomföra löpande avstämningar, pulsundersökningar, för att se hur medarbetarna trivs. Flourish kan hjälpa till att bygga upp engagemang och ger underlag för dialog och workshops genom de förbättringsförslag teamet skickar in. Flourish kan med hjälp av dessa pulsmätningar bland annat hjälpa till att identifiera konflikter och hindra att de bryter ut.
En annan utmaning många större team möter är att chefen inte hinner träffas eller kan få personlig kontakt. Med Flourish kan chefen snabbt få ut undersökningar till teamet och höra hur arbetet går, om samarbete och annat fungerar som det ska. Flourish gör att chefen snabbt får in data och därefter baserat på insikter kunna ta beslut som går ut till teamledare för att sedan genomföras och implementera hos teamen.
Quicksearch pulsmätningar gav upphov till nya arbetssätt.
Quicksearch kund Karlstads universitet behövde hjälp att ställa om arbetet efter årets utmaningar och med hjälp av pulsmätningar kom man fram till flera lösningar som hjälpte personalen att fortsätta bygga gemenskapen starkare.
I våras när förutsättningarna förändrades blev det en snabb övergång till distans, vilket gav ytterligare utmaningar i arbetsmiljön hos kollegorna. Quicksearch påbörjade pulsmätningar hos personalen som hjälpte till att se hur de upplevde distansarbetet. I pulsmätningarna tittade man både på kollegornas fysiska och psykosociala arbetsmiljö.
Slutsatsen blev att det framförallt var fysisk saknad av kollegor och samvaron som bidrog till en försämrad upplevelse av arbetsmiljön. Arbetet med resultaten för att hitta åtgärder för att förbättra arbetsmiljön hos flera kollegor påbörjades och här var det endast fantasin som satte gränser. Karlstads universitet startade bland annat upp en utbytarbank för ideér på intranätet för att hjälpa till att hitta olika sätt att kunna fortsätta träffas på distans och bygga gemenskapen.
Missa inte webinar nr 2 den 15 december kl 09:00.
Där kommer vi fördjupa oss i temat
”Kommunikation och konflikter”.
Anmäl dig idag!
