Den 15e december höll vi del två av vårat webinar ihop med Quicksearch och Astrid Svedérus från TemaHR. Vi fortsatte på temat ledarskap på distans men fördjupade oss denna gång i att bena ut vad som utgör effektiv kommunikation i team samt hur man bäst hanterar och förhindrar konflikter på distans.
I detta blogginlägg får du åter igen tillgång till den inspelade versionen av webinaret samt en förenklad sammanfattning i text.
Webinar: Kommunikation och konflikter i virtuella team
Astrid Svedérus om utmaningarna med kommunikation och konflikter på distans.
De största utmaningarna möter vi på grund av skillnaden som uppstår i kommunikation mellan ledare och grupp samt medarbetare emellan. Det uppstår flera processer för kommunikationen, vi hörs över telefon, mejl och videosamtal men har i många fall tappat den verkliga interaktionen face-to-face, vilket påverkar teamets mående och resultat.
Vad händer med kommunikation på distans?
- Vi använder nya kanaler för kommunikation då den inte längre kan ske face-to face. Det byts ofta ut mot mejl eller chattkonversationer, i bästa fall använder vi oss av telefonsamtal eller videomöten (med kameran på)
- Det blir ofta en tidsförsjuktning i kommunikationen. Direktresponsen minskar pga distansen. Det är vanligt att man får svar först efter några minuter och ibland kan det dröja flera timmar eller i värsta fall skjutas vidare till nästa dag.
- Mer textbaserad kommunikation innebär utmaningar. Vi har alla olika referensramar och olika sätt att förstå/tolka text och då vi tappar ickeverbal kommunikation, så som nickningar eller hummande, uppstår lättare missförstånd och konflikter.
Blir det fel i kommunikationen mellan medarbetare eller bland team och ledare tidigt är det svårare att få ordning på det efteråt. Astrid menar att tre saker är särskilt centrala för bra kommunikation:
Stark organisationskultur kan bidra till mer effektiv kommunikation. Med en bra relationsgrund medarbetarna emellan bidrar det till att man kommunicerar mer effektivt som team.
Psykologisk trygghet innebär att kollegorna känner att det finns öppenhet och stöd i gruppen. Man känner att man kan prata öppet om allt utan att få negativ respons från någon i gruppen.
Tydlighet i kommunikationen gör att vi känner oss trygga. Försök skapa en tydlighetskultur på företaget där man vågar fråga när man inte hänger med
Viktigt att tänka på vid distansledarskap
- Sätt tydliga mål för alla
- Ge kontinuerlig och tydlig feedback
- Kommunicera med empati och förståelse
Frekvens i kommunikationen är kopplad till teamets effektivitet. Teamet presterar bättre, får större tillit till varandra och bättre relationer när de har kontinuerlig och pålitlig kommunikation.
Se över vilket eller vilka medium/kanaler som används för kommunikation. Det är viktigt att komma ihåg att kroppsspråket försvinner vid mejl och chattkonversationer. Därför är det positivt för teamets mående och prestation att träffas ibland, eftersom det bidrar till kunskapsdelning kollegor emellan m.m.
- Face-to-face är särskilt viktigt i början av nystartsprojekt eller uppbyggnad av nya team. Finns inte möjligheten så bör man försöka få till videosamtal/möten, där man har kameran på.
- Se till att använda rätt medium för syfte och innehåll. Text är mer uppgiftsbaserat och bra för att samla in information. Använd telefon/videosamtal för att lösa enkla problem. Videosamtal bör användas för kreativt arbete samt för att lösa svårare problem eller för att kunna ta omfattande beslut.
Tänk över kommunikationens innehåll.
Uppgiftsorienterad kommunikation, som vid utdelning av arbetsuppgifter, är viktigt att använda inledande samt att se till att man är tydlig i kommunikationen.
Relationsorienterad kommunikation som används för småprat eller organisationen i övrigt är viktig resterande tid. Det bidrar till att känna teamidentitet och tillit, ger bättre samarbete samt minskar risken för konflikter.
Konflikter & konflikthantering
Konflikter uppstår mer i virtuella team, ofta på grund av att man saknar sociala aspekter i kommunikationen. När man träffas och ser personen bakom konflikten har vi lättare att lösa den än på distans.
När uppstår konflikter?
Tekniska problem, geografiskt avstånd eller kulturella skillnader ökar risken för konflikter då det lättare blir missförstånd, man får vi-mot dom-känslor. Nya team är särskilt utsatta och det är mindre vanligt med konflikter i seniora team. Kan man hitta sätt att bearbeta problemen som upplevs stärks teamet.
Olika typer av konflikthantering:
- Avoiding (undvikande) – När vi skjuter problemet framför sig
- Accomodating (tillmötesgående) – När vi släpper våra egna behov framför andras
- Compromising (kompromissande) – När vi låter alla få delar av sin åsikt igenom för att hitta en rättvis medelväg
- Collaborating (samarbetande) – När vi arbetar för att försöka förstå allas perspektiv och hitta en bra lösning utifrån det. Att försöka möta alla behov och önskemål utan att alla måste få sin vilja igenom, man visar omtanke till andra, förstår och integrerar flera synpunkter.
- Competing (tävlande) – När man står hårt fast vid sin egen åsikt och vägrar se andras perspektiv.
Samarbetande konflikthantering är mest effektiv. Det är bäst att försöka lösa över telefon, videosamtal eller face-to-face.
Sammanfattande tips
- Prata om hur ni kommunicerar och sätt normer tidigt.
- Skapa ett tryggt och tydligt kommunikationsklimat
- Som ledare – Sätt tydliga mål, ge kontinuerlig feedback, visa empati.
- Se till att ni får “ansiktstid” med varandra
- Uppmana till att fika/prata om annat än jobb
- Förhindra subgrupper och erbjud träning i konflikthantering
